Gestionale Multi-sede — Epileasy Italia
Gestionale per una rete di 16 centri: prenotazioni, pacchetti a rate, CRM, cassa e pipeline lead in un’unica piattaforma.
16
Sedi collegate in tempo reale
ClienteN/A
2026 - In corso
Servizi
Software Custom
Tipo ProgettoSoftware
Stack Tecnologico
Next.js
React
TypeScript
Node.js
Tailwind CSS
PostgreSQL
Framework & Language
Next.jsReactTypeScriptNode.jsP
PrismaTailwind CSSDatabase
PostgreSQL01 — Perché non un software pronto
Il problema non era la mancanza di funzioni. Era doversi piegare a quelle di qualcun altro.
Prima di Epileasy, la catena lavorava su una delle piattaforme di prenotazione a licenza più diffuse nel settore beauty — solida, ma pensata per andare bene a chiunque, ovunque, allo stesso modo. Nessuno spazio per la specificità di un business con 16 sedi, pacchetti a sedute, pagamenti dilazionati e una rete commerciale da coordinare.
Il cliente doveva adattare il proprio modo di lavorare al software disponibile. Con una piattaforma su misura, il rapporto si ribalta: è il software ad adattarsi a loro — e continua a farlo ogni volta che il business cambia.
Prima — software a licenza
- ✕Pacchetti a sedute gestiti a mano su un Excel parallelo
- ✕Rate e scadenze tracciate su quaderno, nessuna allocazione automatica
- ✕Incasso reale e valore sedute-da-erogare mescolati nello stesso numero
- ✕Un report per singola sede, nessuna vista sull'intera catena
- ✕Ogni personalizzazione = ticket a un fornitore esterno, tempi e costi non loro
Ora — Epileasy su misura
- ✓Pacchetti a sedute con residuo e progress bar in tempo reale
- ✓Piano rate con allocazione automatica alla rata più vecchia
- ✓Chiusura cassa che separa incassato reale da valore differito
- ✓Un report di gruppo con filtro sede/periodo, live su 16 sedi
- ✓Ogni richiesta diventa una release — spesso lo stesso giorno
02 — La piattaforma
Una piattaforma, sei aree di lavoro
Agenda multi-operatore drag & drop
Trascina un appuntamento per cambiare orario, giorno o operatrice — ogni spostamento resta in un audit log consultabile dalla scheda cliente.
Generatore orari di lavoro
Imposta le fasce lavorate di un dipendente una sola volta: il riposo per le ore restanti si genera da solo su tutti i giorni coperti.
Gestione assenze
Ferie, malattia, formazione, permesso: colonne visivamente distinte in agenda, mai confuse con un turno libero.
Checkout in un solo gesto
Servizio, pacchetto e prodotto di magazzino nello stesso passaggio: chiude l'appuntamento, registra l'incasso, scala le sedute.
Operatività
Un'agenda per centro, non per operatrice sparsa
Ogni sede vede in tempo reale una colonna per ogni operatrice, con gli appuntamenti colorati per servizio. Trascinare un appuntamento cambia orario, giorno o operatrice in un gesto — ogni spostamento è tracciato.
Il context switcher in alto permette a un responsabile con accesso multi-sede di passare da un centro all'altro senza fare logout.
Anagrafica cliente
Storico, pacchetti e residuo dovuto in un'unica scheda
Ogni cliente ha una scheda unica con visite completate, spesa totale, media per visita ed eventuale debito aperto.
I pacchetti multi-sessione mostrano una barra di avanzamento sedute usate/totali e il residuo da incassare, con tag liberi che il team commerciale usa per segmentare le campagne.
Marketing & ADV
Ogni euro speso su Meta e Google, tracciato fino al ricavo
Il gestionale legge automaticamente la spesa pubblicitaria da Meta e Google Ads e la mette a confronto con i lead effettivamente convertiti in clienti — con un dettaglio che scende fino alla singola campagna, al singolo adset e al singolo annuncio. Un ruolo dedicato permette anche a un'agenzia esterna di vedere solo questi numeri, senza accesso al resto del gestionale.
Magazzino
Scorte sotto controllo, sede per sede
Ogni sede gestisce il proprio magazzino per categoria, con una soglia minima che segnala subito quando è ora di riordinare.
I prodotti possono essere venduti insieme a un pacchetto nello stesso checkout, con la possibilità di dividere il pagamento tra metodi diversi.
Storico & Riattivazione
Nessun cliente storico si perde tra le pieghe
La sezione Riattivazione individua automaticamente i clienti reali fermi da oltre un anno, con filtro per anno di ultima attività.
Ogni cliente porta con sé lo storico completo migrato dal vecchio sistema: appuntamenti, pacchetti, note e residui, uniti in un'unica cronologia.
Comunicazione
WhatsApp Business dentro il gestionale, non accanto
Le conversazioni WhatsApp arrivano direttamente nella sezione Chat, associate all'anagrafica cliente quando il numero coincide.
Filtri per "Non lette" e "Mie" aiutano a smistare il carico quando più operatrici rispondono dallo stesso numero di sede.
03 — Il software cresce con voi
Ogni richiesta, anche piccola, diventa una release
Richiesta direzione
“Non riesco a capire quale operatrice mi porta davvero fatturato — il report mescolava il valore delle sedute già pagate nei pacchetti con l'incasso reale del giorno.”
Report Operatori ricostruito da zero: per ogni operatrice, consulenze fatte, tasso di conversione, incasso reale (solo servizi pagati sul momento, sedute pacchetto escluse) e prodotti venduti — attribuiti correttamente anche quando più operatrici seguono lo stesso appuntamento.
Richiesta contabile
“Ogni mese passo ore a caccia di incassi che non tornano tra le sedi — spesso perché qualcuno si è dimenticato di chiudere la cassa quel giorno.”
Nuovo pannello "Giornate non chiuse" nel Report: elenca da solo, sede per sede, ogni giornata con incassi registrati ma mai chiusa — il buco si vede subito, invece di scoprirlo mesi dopo in sede di riconciliazione.
Richiesta operativa
“Voglio vendere un prodotto insieme al pacchetto, magari con due metodi di pagamento diversi.”
Vendita mista in tutti i checkout, con due incassi sempre separati — così i soldi del prodotto non vengono mai scalati per errore dal debito del pacchetto.
Richiesta vendite
“Se la cliente torna un altro giorno e chiude la vendita un'operatrice diversa da chi ha fatto la consulenza, quel merito commerciale si perde.”
Collegamento vendita ↔ consulenza disponibile in ogni punto vendita, precompilato in automatico quando avviene lo stesso giorno — corregge da solo anche il tasso di conversione per operatrice nei report.
Richiesta assistenza
“Per aiutare un'operatrice al telefono devo capire esattamente cosa vede lei, non quello che vedo io da admin.”
Impersonificazione per il super admin: naviga con l'identità dello staff, banner persistente, ogni sessione tracciata in audit log.
Richiesta coerenza dati
“Il nome dei pacchetti personalizzati cambia da un'operatrice all'altra, non si capisce più cosa contengono a colpo d'occhio.”
Nome generato automaticamente dai servizi selezionati, sempre nello stesso formato in tutte le sedi — nessun campo libero da compilare a mano.
04 — L'Impatto
Risultati
- Migrazione completa dal software a licenza a una piattaforma su misura, senza perdita di dati storici — 21.000+ clienti e 217.000 appuntamenti importati, oltre 128.000 sedute già erogate ricostruite
- Rendiconto di gruppo su 16 sedi in tempo reale, prima semplicemente impossibile con un report per sede isolato
- Attribuzione ROI reale per canale pubblicitario (Meta + Google), non solo conteggio grezzo dei lead in ingresso
- Un ruolo dedicato apre l'accesso ai soli dati ADV per un'agenzia esterna, senza compromettere il resto del gestionale
- Decine di micro-miglioramenti guidati da richieste reali dello staff, molti rilasciati in produzione lo stesso giorno della segnalazione
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