CRM Omnicanale — HM Travel

Un'agenzia di viaggio moderna non vive solo di prenotazioni. Gestisce consulenze in presenza, richieste su più canali digitali, preventivi complessi, follow-up, documentazione di viaggio e assistenza al cliente anche a bordo.

Il problema nasce quando il flusso è frammentato:

• Clienti che scrivono su più canali senza un punto di raccolta unico
• Persone che arrivano fisicamente in agenzia senza un sistema di gestione code
• Preventivi creati manualmente e inviati senza tracciamento
• Follow-up affidati alla memoria degli operatori
• Documenti di viaggio (biglietti, voucher, assicurazioni) sparsi tra email e cartelle, difficili da ritrovare per il cliente proprio mentre è in viaggio
• Nessuna visibilità su conversioni, performance operatori e reale utilizzo dell'area clienti

L'obiettivo era costruire un sistema verticale per agenzie di viaggio capace di unire comunicazione, gestione fisica degli appuntamenti, preventivazione, assistenza post-vendita e reportistica in un'unica infrastruttura — dando al cliente finale un'esperienza che continua ben oltre il momento della prenotazione.

HM Travel CRM è un ecosistema operativo omnicanale che integra gestione digitale e presenza fisica in un'unica piattaforma, con un'area riservata dedicata al cliente finale.

Fila virtuale e gestione appuntamenti

Un sistema di fila virtuale tramite QR Code permette ai clienti di registrarsi autonomamente in agenzia ed entrare in una coda digitale, smistata automaticamente tra gli operatori disponibili, con tracciamento di tempi di attesa e durata delle consulenze.

Comunicazione e preventivazione

WhatsApp, email e chat interna confluiscono in un'unica dashboard. I preventivi vengono generati con template personalizzabili, trasformati in PDF professionali e inviati automaticamente via WhatsApp o email, con tracciamento di apertura, risposta e conversione.

Area cliente e assistente AI "MyTrip"

Ogni cliente accede a un'area riservata — web e app mobile nativa iOS/Android — con il proprio viaggio raccontato giorno per giorno: itinerario generato dall'AI con foto ed esperienze, documenti di viaggio sempre disponibili, countdown alla partenza e gestione accompagnatori con accesso dedicato.

L'assistente AI "MyTrip" non si limita a rispondere leggendo i documenti caricati: aiuta il cliente passo passo durante il viaggio, dal check-in in aeroporto ai consigli pratici sul posto. Può cercare informazioni in tempo reale sul web per rispondere a domande operative del momento — dove fare rifornimento prima di riconsegnare l'auto a noleggio, orari di apertura, requisiti di visto, stato di un volo — e quando la richiesta richiede davvero una persona, crea automaticamente una segnalazione per l'operatore responsabile del viaggio. I documenti caricati vengono letti ed elaborati automaticamente dall'AI, che ne estrae i dati per alimentare sia l'assistente che l'itinerario. Un pulsante di assistenza emergenze si attiva nelle 24 ore precedenti la partenza.

Reportistica e controllo manageriale

Una dashboard consente ai manager di monitorare appuntamenti, preventivi, conversioni e performance degli operatori. Un report dedicato traccia inoltre l'engagement dei clienti sull'area riservata — accessi, itinerari generati, documenti letti, conversazioni con l'AI — dando visibilità su quanto il servizio post-vendita viene davvero utilizzato.

La gestione omnicanale elimina la dispersione delle comunicazioni; la fila virtuale introduce ordine e tracciabilità negli appuntamenti fisici; la preventivazione automatizzata riduce errori e accelera i tempi di risposta.

L'esperienza del cliente si estende ora dal primo contatto fino al rientro dal viaggio: documenti sempre accessibili, un assistente AI disponibile 24/7 che va oltre la semplice consultazione dei documenti, un'app mobile con la stessa esperienza del portale web anche in mobilità.

Il management può analizzare la conversione appuntamento → preventivo → vendita, la performance per operatore e — per la prima volta — quanto i clienti usano davvero l'area riservata dopo la prenotazione.